การวางแผนโครงการ  VS.   SDLC

 

        การวางแผน หมายถึง การวางแผนหรือการกำหนดอนาคตล่วงหน้าเกี่ยวกับภาระกิจหรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะกระทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

 

        วัตถุประสงค์

1.        เพื่อกำหนดทิศทางของการดำเนินงาน

2.        เพื่อลดผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง

3.        เพื่อลดความสูญเสียจากความผิดพลาด

4.        เพื่อเป็นมาตรฐานสำหรับการควบคุม

 

ลักษณะของการวางแผนโครงการที่มีประสิทธิผล

1.        มีความเฉพาะเจาะจง (Specific)

2.        มีความยืดหยุ่น (Flexibility)

3.        มีการประสานที่ดี (Improved Coordination)

4.        มีการวางแผนการควบคุมที่ดี (Better Control)

องค์ประกอบของการวางแผนโครงการ

        (Project Plans Elements)

1.        การกำหนดภาพรวมของโครงการ

2.        การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ

3.        การกำหนดเนื้อหาทั่วไปของโครงการ

4.        การพิจารณาข้อตกลงการปฏิบัติงาน

5.        การกำหนดเวลาในการปฏิบัติ

6.        ทรัพยากรที่ใช้ในการบริหารโครงการ

7.        บุคคลในการดำเนินโครงการ

8.        เครื่องมือหรือเทคนิคในการประเมินโครงการ

9.        การพิจารณาปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

กระบวนการวางแผนโครงการ

1.        การเก็บรวบรวมข้อมูล

2.        การตั้งสมมุติฐาน

3.        การกำหนดเป้าหมาย

4.        ทบทวนโอกาสและความเป็นไปได้

5.        พิจารณาแนวทางการวางแผนควบคุมและผลักดัน

 

กลุ่มบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการวางแผนโครงการ

1.        คณะกรรมการอำนวยการ (Board of Directors)

2.        ผู้บริหารระดับสูง (Senior Management)

3.        ผู้จัดการตามสายงาน (Functional Manager)

4.        ผู้จัดการโครงการ (Project Manager)

5.        ผู้จัดการกลุ่มงาน (Work Package Manager)

6.       ผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ชำนาญพิเศษ (Professionals)

7.       ผลผลิตของการวางแผน คือ ตัวแผน (Plan)

        ลักษณะของแผนที่ดี

1.        มีความชัดเจน (Clearness)

2.        มีความสมบูรณ์ (Completeness)

3.        มีความแม่นตรง (Accuracy)

4.        มีความครอบคลุม (comprehensiveness)

5.        มีความยืดหยุ่น (Flexibility)

6.        มีความเป็นพิธีการ (Formality)

7.        มีความง่ายในการปฏิบัติ

(Ease of Implementation)

8.        มีความง่ายในการควบคุม (Ease of Control)

9.        มีความประหยัด (Economy)

 

แผนงาน ต่างกับ โครงการอย่างไร

 

แผนงาน โครงการคืออะไร

แผนงาน(Program) หรือ ชุดของโครงการ (Set of Projects) คือ กลุ่มของโครงการตั้งแต่สองโครงการขึ้นไป   ที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกัน  สามารถเป็นโครงการหลักโครงการสนับสนุนกัน   มีวัตถุประสงค์และเป้าหมาย   อย่างเดียวกัน  หรือใกล้เคียงกัน

Program=(Project1,,,,Projectn)  ---------------à Goaln

 

โครงการ (Project) คือ กลุ่มของกิจกรรมที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกัน

Project=(Activity1,,,,,Activityn)  --------------à Target of Project

ลักษณะของโครงการ

1.        มีวัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน

(Clear objective of Clear purpose)

2.        มีกลุ่มของกิจกรรม (Group of activities)

3.        มีลักษณะชั่วคราว (Temporary)

4.        มีสถานที่ตั้งโครงการ (Location)

 

การบริหารโครงการ (Project management) หมายถึง การจัดการ การใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ที่มีอยู่อย่างเหมาะสม เพื่อวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

.

ความสำคัญของการบริหารโครงการ

1.        ทราบวัตถุประสงค์และหน้าที่ของการปฏิบัติงาน

2.        เกิดการประสานงาน

3.        เกิดการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

4.        เกิดผลลัพธ์หรือเกิดประสิทธิผลสูงสุด

 

วัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการ

        เพื่อให้การดำเนินงานโครงการบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

ประโยชน์จากการบริหารโครงการ

1.        ลดความเสี่ยงจากโครงการ

2.        การดำเนินงานเป็นไปตามแผนที่วางไว้

3.        เชื่อมั่นว่ากิจกรรมดำเนินไปตามทิศทางที่กำหนดไว้

4.        เกิดระบบประสานงานและความร่วมมือ

5.        สามารถปรับแผนหรือแก้ปัญหาได้ทันท่วงที

6.        ทราบผลการดำเนินงานว่าประสบผลสำเร็จเพียงใด

 

วงจรการวางแผนโครงการ (Project planning cycle)

        ประกอบด้วย 6 ขั้นตอน

1.        การกำหนดโครงการ

2.        การจัดเตรียมโครงการ

3.        การประเมินและอนุมัติ

4.        การนำโครงการไปปฏิบัติ

5.        การประเมินผลโครงการ

6.        การยุติโครงการ

 

 

การวิเคราะห์ความต้องการและการคัดเลือกโครงการ

       

การวิเคราะห์สถานการณ์ (Situation analysis) ประกอบด้วย

1.                สภาพแวดล้อมภายนอกองค์กร (External environment) วิเคราะห์โอกาส และภัยคุกคาม

2.                สภาพแวดล้อมภายในองค์การ (Internal environment) วิเคราะห์จุดแข็ง และจุดอ่อน

 

วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์สถานการณ์

1.        ฝ่ายบริหารสามารถปรับปรุงวิธีดำเนินงานใหม่

2.        ฝ่ายบริหารเตรียมการไว้ล่วงหน้าเพื่อตอบสนองต่อปัจจัยสำคัญต่าง ๆ

 

การวิเคราะห์   SWOT Analysis

Strengths (S: จุดแข็ง)

= ปัจจัยภายในที่ได้เปรียบคู่แข็ง

Weakness (W: จุดอ่อน)

= ปัจจัยภายในที่เสียเปรียบ

Opportunities (O: โอกาส)

= ปัจจัยภายนอกที่เป็นประโยชน์

Threats (T : ภัยคุกคาม)

= ปัจจัยภายนอกที่ไม่เอื้อต่อการดำเนินงาน

 

การวิเคราะห์องค์ประกอบของโครงการ

1.        การวิเคราะห์โครงการโดยองค์ประกอบ

1.1           องค์ประกอบภายนอกโครงการ

1.2           องค์ประกอบภายในหรือตัวโครงการ

 

การจัดทำโครงการคำนึงถึง คำถาม 6 ประการ คือW5H

        Why                  =              จะทำไปทำไม

        When                        =              จะทำเมื่อใด

        Where                       =              จำทำที่ไหน

        Who,Whom        =              ใครทำและทำเพื่อใคร

        How                  =              ทำอย่างไร

 

2.        การวิเคราะห์โครงการโดยระบบ

วิเคราะห์     ปัจจัยนำเข้า (Inputs)

        กระบวนการ (Process)

        ผลงาน (Outputs)

                                ผลกระทบ (Impact)

                                การใช้ประโยชน์จากผลงาน (Result)

 

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ

1.        หลักการตอบสนองนโยบาย

2.        หลักการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์

3.        หลักการวิเคราะห์ประสิทธิภาพ

4.        หลักการพิจารณาผลผลิต

5.        หลักการวิเคราะห์การนำผลได้ไปใช้

 

การประเมินและอนุมัติโครงการ

1.    วิเคราะห์สภาพแวดล้อมที่กระทบทั้งทางตรงและทางอ้อม

2.    พิจารณาความสอดคล้องและความสมบูรณ์

3.    พิจารณาความเหมาะสมและประโยชน์

4.    พิจารณาความเป็นไปได้ของโครงการ

 

การจัดเตรียมโครงการ

        วิธีการวางโครงการ

1.        การวางโครงการแบบประเพณีนิยม (Conventionral method) ประกอบด้วย

-         ชื่อโครงการ

-         หลักการและเหตุผล

-         วัตถุประสงค์

-         เป้าหมาย

-         วิธีดำเนินงานหรือขั้นตอนการดำเนินงาน

-         ระยะเวลาดำเนินงาน

-         งบประมาณ

-         การติดตาม ควบคุม กำกับและประเมินผล

-         ผลที่คาดว่าจะได้รับ

-         ผู้รับผิดชอบโครงการหรือผู้เสนอโครงการ

ข้อดี

-         ง่ายต่อการเขียน

-         ง่ายต่อการเข้าใจของผู้เกี่ยวข้อง

ข้อเสีย

-         ต้องใช้เวลาวิเคราะห์รายละเอียด

-         วัตถุประสงค์มีมากข้อ

-         การใช้งบประมาณและทรัพยากรไม่มีประสิทธิภาพ

2.        การวางแผนโครงการแบบตารางสัมพันธ์เชิงเหตุผล หรือเหตุผลสัมพันธ์ (Logical framework method)

 

การสร้างทีมงานโครงการ

 

ทีม คือ กลุ่มของปัจเจกบุคคลที่ทำงานโดยการพึ่งพาอาศัยกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน

คุณลักษณะทีมงานที่มีประสิทธิภาพ

        1. ปัจจัยการสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพ

-         ภาระหน้าที่

-         คน

-         ความเป็นผู้นำ

-         การจัดองค์การ

2. ขั้นตอนการจัดทีมงานที่มีประสิทธิภาพ

-         สร้างรูปแบบจำลอง

-         กำหนดขอบเขตของงาน

-         เปรียบเทียบการดำเนินงาน

3. คุณลักษณะของทีมงานที่มีประสิทธิภาพ

 

        4. อุปสรรคต่อการสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพ

-         เป้าหมายไม่ชัดเจน

-         บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบไม่ชัดเจน

-         การขาดโครงสร้างโครงการ

-         การขาดพันธะผูกพัน

-         การติดต่อสื่อสารไม่ดี

-         การขาดภาวะผู้นำ

-         การเปลี่ยนแปลงของสมาชิกในทีมงาน

-         พฤติกรรมผิดปกติในการปฏิบัติหน้าที่

สมาชิกทีมงานในโครงการ

1.        ขนาดของทีมงาน

2.        ลักษณะของสมาชิกทีมงาน

3.        การสรรหาสมาชิกโครงการ

การจัดการบุคคลในทีมงาน

1.        ปัจจัยที่มีผลต่อบทบาทของสมาชิกทีมงาน

2.        การจัดหาคนใหม่เข้ามาทำงานในโครงการ

3.        การโยกย้ายสมาชิกทีมงาน

4.        วิธีการผสมผสานสมาชิกทีมงานเพื่อสร้างความสัมพันธ์

-         การคุยกัน

-         การสอนแบบลึกซึ้ง

-         การฝึกอบรม

-         การบรรยาย

สาเหตุของความขัดแย้ง

-         ขอบเขตของงาน

-         ทรัพยากรที่ได้รับมอบหมาย

-         ตารางการทำงาน

-         ต้นทุน

-         การจัดลำดับความสำคัญ

-         ลักษณะขององค์การ

-         ความแตกต่างแต่ละบุคคล

การจัดการความขัดแย้ง

-         หลีกเลี่ยงการถอนตัว

-         การแข่งขันหรือการใช้อำนาจ

-         การอำนวยความสะดวก

-         การประนีประนอม

-         การร่วมมือกัน การเผชิญหน้า

การจัดการทีมงานโครงการใหม่

1.        กำหนดหน้าที่ในการทำงาน

2.        การจัดโครงสร้างองค์การ

3.        การกำหนดขอบข่ายโครงการให้ชัดเจน

4.        การสรรหาบุคคลสำหรับทีมงานโครงการ

 

การบริหารและควบคุมโครงการ

 

ความสำเร็จของโครงการ มี 3 ลักษณะ คือ

1.        สำเร็จภายในระยะเวลา (Schedule)

2.        สำเร็จภายใต้งบประมาณ (Budget)

3.        สำเร็จตามวัตถุประสงค์ (Objecttive หรือ Goal)

 

กระบวนการบริหารโครงการ

1.        มีวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจน

2.        แบ่งขอบเขตของงานเป็นงานหลักและงานรอง

3.        นิยามกิจกรรมให้เฉพาะเจาะจง

4.        มีแผนภาพความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ

5.        มีการเวลาในการดำเนินโครงการ

6.        มีการประมาณการต้นทุนในทุกกิจกรรม

7.        คำนวณแผนการของโครงการและงบประมาณ

ผู้บริหารโครงการ แบ่งออกเป็น 2 ระดับ คือ

1.        ผู้บริหารโครงการระดับสูง

2.        ผู้บริหารโครงการระดับปฏิบัติการ

ความรู้และทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้บริหารโครงการ

1.        ความรู้และทักษะด้านการวางแผน

2.        ความรู้และทักษะด้านการจัดหน่วยงาน

3.        ความรู้และทักษะด้านการควบคุมการปฏิบัติงานโครงการ

4.        ความรู้และทักษะด้านการงบประมาณ บัญชี กฎหมาย จิตวิทยา

ปัจจัยที่ส่งผลต่อศักยภาพของการบริหารโครงการ

1.    ความสามารถและความมีอำนาจของผู้บริหารโครงการ

2.    ความเหมาะสมขององค์การของโครงการ

3.    ความสามารถและความเหมาะสมของบุคคลากร

4.    ความพอเพียงของงบประมาณ

5.    ความชัดเจนของแผนการควบคุมโครงการ

6.    ความเหมาะสมของสถานที่ดำเนินโครงการ

7.    ความพร้อมและความเหมาะสมของวัสดุอุปกรณ์

8.    ความเหมาะสมของระยะเวลาดำเนินโครงการ

9.    ความร่วมมือของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

10.           ความเหมาะสมของสภาพแวดล้อมต่อ

ขั้นตอนของวงจรการควบคุมโครงการ

1.        มาตราฐานการปฏิบัติงาน

2.        การวัดการปฏิบัติงาน

วัตถุประสงค์พื้นฐานของโครงการควบคุมโครงการ

1.        การควบคุมทรัพยากรทางกายภาพ

2.        การควบคุมทรัพยากรมนุษย์ของโครงการ

3.        การควบคุมทรัพยากรทางการเงินของโครงการ

 

คุณสมบัติของระบบการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ

1.        ความเที่ยงตรง

2.        ทันเวลา

3.        ความประหยัด

4.        ความยืดหยุ่น

5.        ความเข้าใจง่าย

6.        ความมีมาตรฐานที่สมเหตุสมผล

7.        การกำหนดตำแหน่งยุทธศาสตร์

8.        ใช้เครื่องมือกับส่วนที่เกินกว่าความรับผิดชอบ

9.        การมีมาตรฐานที่หลากหลาย

10.   การแก้ไขปรับปรุงระบบการควบคุมที่มีประสิทธิผล

 

การจัดการทรัพยากรโครงการ

การใช้ทรัพยากรโครงการอย่างมีประผล ประกอบด้วย

1.        ในการพัฒนาเครือข่ายของแผนงาน

2.        กำหนดแผนการใช้ทรัพยากรให้สอดคล้องกับการดำเนินงาน

3.        แบ่งสรรการใช้ทรัพยากรเป็นไปตามต้องการ

4.        กำหนดตารางให้สั้นที่สุด

การวางแผนการใช้ทรัพยากรภายใต้ข้อจำกัด

การวางแผนที่ดี คำนึงถึงทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด จะทำให้การวางแผนมีความรัดกุม เพราะได้คำนึงถึงทรัพยากรที่มีอยู่และความจำเป็นที่ต้องใช้ตั้งแต่เริ่มต้นจนกระทั่งเสร็จสิ้นโครงการ

การจัดสรรการใช้ทรัพยากรให้เหมาะสม

(Resource Leveling or Smoothing)

การกำหนดแผนการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด

ระบบซอฟท์แวร์สำหรับการบริหารโครงการ

ซอฟท์แวร์สำหรับการบริหารโครงการเป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพ

-         ช่วยให้ผู้บริหารสร้างสรรค์และดำรงรักษารายการของทรัพยากร

-         บันทึกค่าใช้จ่ายสำหรับทรัพยากรตั้งแต่จุดเริ่มต้นของโครงการ และสามารถกำหนดช่วงห่างให้คงที่หรือจนกระทั้งเสร็จสิ้นโครงการ

-         จัดทำปฏิทินในการจัดหาทรัพยากรแต่ละชนิดให้ทราบล่วงหน้าได้อย่างเป็นระบบ

 

การติดตามผลและการประเมินผลโครงการ

1.        ประสิทธิผล (Effectiveness)

2.        ความสำคัญ (Significance)

3.        ประสิทธิภาพ (Efficiency)

ระบบการติดตามผลหรือการกำกับงาน

1.        ระบบการเก็บรวบรวมข้อมูล กระทำได้หลายวิธี

-         การตรวจสอบ (inspection)

-         การควบคุม (Controlling)

-         การนิเทศ (supervising)

-         การตรวจสอบการบริหารภายใน

(operation audit)

2.        ระบบรายงาน


ขั้นตอนการติดตามผลหรือการกำกับงาน

1.        ขั้นกำหนดข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ

2.        ขั้นวิเคราะห์ข้อมูลหรือจัดทำข้อมูลให้พร้อมที่จะนำไปใช้

3.        ขั้นจัดทำรายงาน

4.        ขั้นวินิจฉัยสั่งการ

วัตถุประสงค์ของการประเมินโครงการ

1.        เพื่อดูว่าวัตถุประสงค์ยังเป็นเป้าหมายปัจจุบัน

2.        เพื่อค้นพบการบรรลุวัตถุประสงค์

3.        เพื่อพิจารณาเหตุผลของความสำเร็จ

4.        เพื่อแสดงถึงหลักการของแผนงานที่สำเร็จผล

5.        เพื่ออำนวยการบริหารงานโดยการใช้เทคนิคสำหรับเพิ่มประสิทธิผล

6.        เพื่อเป็นพื้นฐานสำหรับการวิจัยต่าง ๆ ที่จะมีขึ้นในระยะต่อไป

7.        เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารสำหรับปฏิบัติในระยะต่อไป

ประโยชน์ของการประเมินผล

1.        เพื่อการวางแผนอย่างต่อเนื่อง

2.        จัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด

3.        สารสนเทศของผู้บริหารในการตัดสินใจ

4.        เกิดความรอบคอบในการปฏิบัติมากขึ้น

5.        ประโยชน์ในการปรับปรุงแผนการปฏิบัติงาน

6.        แนวทางในการแก้ปัญหา

7.        สร้างขวัญและกำลังใจให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน

ประเภทของการประเมินผลโครงการ

1.        การแบ่งตามลำดับเวลาการบริหารโครงการ

2.        การแบ่งตามลักษณะการตัดสินใจ

3.        การแบ่งตามสิ่งที่ถูกประเมิน หรือ CIPP

4.        การแบ่งตามวัฏจักรของการวางแผน

ขั้นตอนในการประเมินโครงการ

1.        กำหนดหลักการ เหตุผล และความสำคัญของการประเมินผลโครงการ

2.        วิเคราะห์โครงการที่จะมุ่งประเมิน

3.        กำหนดวัตถุประสงค์ของการประเมินผล
โครงการ

4.        ออกแบบประเมินผลโครงการ

5.        เก็บรวบรวมข้อมูล

6.        วิเคราะห์ข้อมูล

7.        การเขียนรายงาน

 

การบริหารโครงการในทศวรรษใหม่

ปัจจัยด้านสภาพแวดล้อมโครงการ

        ระดับจุลภาค

        ระดับมหาภาค

1.    โอกาสและประโยชน์ที่ได้รับจากการดำเนิน
โครงการระหว่างประเทศ

-         ลดและกระจายความเสี่ยงจากความผันแปรทางเศรษฐกิจ

-         ช่องทางในการขยายการตลาดในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ

-         เป็นแนวทางในการพัฒนาความรู้ความสามารถของบุคคลากร

-         ขยายโอกาสในการแสวงหาทรัพยากร

-         เป็นช่องทางในการแสวงหาพันธ์มิตรในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ

-         เป็นช่องทางและโอกาสในการขยายอิทธิพล

-         ช่วยยกระดับและภาพลักษณ์ตลอดจนสถานะให้แก่องค์กร

2.    อันตรายและภัยที่คุกคามจาการดำเนินโครงการระหว่างประเทศ

-         สถานการณ์ด้านการเมือง

-         ภาวะเศรษฐกิจตกต่ำ

-         การเปลี่ยนแปลงกฎหมายภาษาและการอพยพย้ายถิ่นฐานอย่างฉับพลัน

-         ความล่าช้าในการควบคุมของรัฐบาล

-         อุปสรรคในเรื่องความแตกต่างทางวัฒนธรรมและภาษา

-         ความคุ้มครองในเรื่องสิทธิบัตร

-         ความไม่สงบทางด้านอุตสาหกรรม

การประเมินสถานการณ์ต่าง ๆ ที่ไม่สมบูร

 

 

เรื่องทั่วไปเกี่ยวกับการวางแผน

  

    ความหมายของการวางแผน  : 

การวางแผนเป็นกระบวนการซึ่งบุคคลหรือองค์การทำการตัดสินใจไว้ล่วงหน้าเกี่ยวกับงานบางอย่างที่จะกระทำในอนาคต

  คุณประโยชน์ของการวางแผน  :

        คุณประโยชน์ของการวางแผนมีดังนี้ 

1.        ช่วยค้นหาหรือชี้ให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น

2.        ช่วยปรับปรุงและยกระดับคุณภาพกระบวนการตัดสินใจ

3.        ช่วยในการปรับทิศทางอนาคตขององค์การ

4.        ช่วยให้เเต่ละบุคคลสามารถปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อม

5.        ช่วยเหลือผู้บริหารให้สามารถมั่นใจที่จะนำองค์การให้อยู่รอดได้

 

 

ความจำเป็นที่ต้องมีการวางแผน :

1.        ความก้าวหน้าของเทคนิควิทยาการสมัยใหม่ และการเปลี่ยนแปลงทางสังคมที่เป็นไปอย่างรวดเร็ว

2.        การเกี่ยวพันกันขององค์การในสมัยปัจจุบัน

3.        การเปลี่ยนแปลงของหน้าที่งานในสังคมที่ซับซ้อนและยุ่งยาก

ประโยชน์ของการวางแผนที่จะมีผลต่อการบริหารภายในองค์การ

1.        เป็นเครื่องกำหนดทิศทางขององค์การ

2.        เพื่อใช้วัดความสำเร็จ และประสานกำลังความพยายามภายในองค์การ

วิวัฒนาการของการวางแผนที่นำมาใช้กับการบริหารงานด้านต่างๆ :

        การวางแผนได้มีวิวัฒนาการมาช้านานแล้ว และได้มีการนำเอามาใช้กับการบริหารด้านต่างๆทั้งในภาครัฐบาลและเอกชน แม้แต่ในประเทศสังคมนิยมการวางแผนก็ได้มีการกระทำอย่างจริงจังเช่นกัน แต่อาจมีบ้างที่นำเอาการวางแผนมาใช้ช้ากว่าที่ควร ซึ่งสาเหตุอาจเป็นเพราะไม่เห็นความจำเป็น และเชื่อมั่นว่าตนเป็นนักปฏิบัติที่สามารถทำงานของตนวันต่อวันได้ดีอยู่แล้ว และยังสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นได้ไม่ยากนักด้วย ความจำเป็นของการวางแผนจึงมีน้อย

ข้อจำกัดของการวางแผน :

        สำหรับความเชื่อในกระบวนการวางแผนนั้นหากจะมีได้ โดยมากมักจะต้องมาจากกรณีที่ผู้บริหารผู้นั้นได้เคยมีประสบการณ์ที่ดี โดยสามารถประสบความสำเร็จอันเนื่องจากการทำแผนโดยตรง ดังนั้น เพื่อที่ผู้บริหารผู้นั้นได้เคยมีประสบการณ์ที่ดี โดยความสามารถประสบความสำเร็จอันเนื่องมาจากการทำแผนโดยตรง ดังนั้น เพื่อที่ผู้บริหารจะได้มีโอกาสประสบความสำเร็จได้ ก็ควรที่ผู้บริหารจะต้องยอมหันมาทดลองทำการวางแผน โดยอาจนำมาทดลองทำกับบางส่วนหรือบางหน่วยงานขององค์การของตนก่อนก็ได้

บทบาทของการวางแผนในกระบวนการบริหาร :

1.        การจูงใจคน หรือการชักจูงบุคคลในองค์การ

2.        การสื่อสารภายในองค์การและการสื่อความกับภายนอกองค์การ

3.        การดำเนินการตัดสินใจ

4.        การควบคุมองค์การโดยอาศัยข้อมูลที่ได้รับ

5.        การสร้างความสมดุลในองค์การ

6.        การค้นหาโอกาสใหม่ๆ

 

 

กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยกระบวนการจูงใจได้ดังนี้  คือ

        การมีโอกาสเห็นถึงความก้าวหน้าและสามารถบรรลุถึงวัตถุประสงค์ในระยะยาวของตนเองนั้นจะกลายเป็นเครื่องมือที่มีอิทธิพลใช้จูงใจได้อย่างมาก

-กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยกระบวนการติดต่อสื่อสารได้ดังนี้  คือ

        เอื้ออำนวยให้มีช่องทางการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อสำหรับการกำหนดวัตถุประสงค์ของบริษัท เป้าหมาย และการตัดสินใจต่างๆภายใจ

องค์การ

 

-กระบวนการวางแผนจะช่วยกระบวนการการตัดสินใจดังนี้ คือ

        ช่วยเสริมสร้างโครงร่างหรือกรอบการวิเคราะห์ ซึ่งสามารถกลายเป็นมาตรฐานหรือแนวทางที่จะใช้พิจารณาว่า การตัดสินใจที่พวกเขาได้ทำไปนั้นมีความสอดคล้องเข้ากันได้กับแผนขององค์การหรือไม่

-กระบวนการวางแผนจะมีส่วนช่วยต่อกระบวนการการควบคุมได้โดยตรง คือ

        การวางแผนทำให้เกิดวิธีที่เป็นระเบียบแบบแผนในการกำหนดมาตรฐานผลงานต่างๆ ที่ซึ่งจะสามารถนำมาใช้เปรียบเทียบข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินการที่ทำได้จริง

ความลึกและความกว้างของการวางแผน  :

        การวางแผนไม่ควรจะจัดทำลึกลงไปถึงรายละเอียดมากเกินไป และหากจะต้องมีข้อมูลรายละเอียดประกอบแล้ว ก็ควรจะจำกัดให้มีข้อมูลเฉพาะที่มีความสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายของส่วนรวมเท่านั้น

                               

2 ลักษณะและขอบเขตของการวางแผน

        เพื่อที่จะได้เข้าใจถึงการวางแผนที่แท้จริงที่เป็นเรื่องราวของการจัดทำแผน ในที่นี้จึงจะได้กล่าวถึง ลักษณะและขอบเขตของ กระบวนการวางแผน

(The planning process)  เพื่อที่จะได้เข้าใจถึงเรื่องราวต่างๆที่เกี่ยวข้องดังต่อไปนี้ คือ

 

1.        ความสัมพันธ์ของการวางแผนที่มีต่อการตัดสินใจในปัจจุบัน

2.        ความได้เปรียบหรือข้อดีของการวางแผนภายในองค์การขนาดเล็ก

3.        ส่วนประกอบหรือองค์ประกอบต่างๆที่สำคัญของกระบวนการวางแผน

4.        ระดับต่างๆของการวางแผภายในองค์การ

-กระบวนการวางแผน

        กระบวนการวางแผนเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจที่กระทำในปัจจุบัน เพื่อที่จะทำการจัดสรรทรัพยากรสำหรับทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ต่างๆในอนาคต

ขอบเขตการวางแผนและผู้บริหาร :

        ขอบเขตของการวางแผน จะสามารถแยกพิจารณาได้เป็นการวางแผนทั้งองค์การ และการวางแผนภายในหน่วยงาน ซึ่งไม่ว่าจะเป็นการวางแผนในแบบใด หรือขอบเขตกว้างแค่ไหนก็ตาม ในทางปฏิบัติแล้วผู้บริหารที่อยู่ในระบบต่างๆกันในองค์การต่างก็จะต้องเข้าเกี่ยวข้องกับการวางแผนมากน้อยแตกต่างกันไป

1.       การวางแผนทั้งองค์การ

หมายถึง การวางแผน ที่มีขอบเขตการปฏิบัติที่กว้างขวางทั่วทั้งองค์การ

ข้อดี คือ

1.1         ช่วยให้สามารถมีแผนงานเป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารพร้อมกันได้ทั้งระบบ

1.2         การวางแผนนี้จะเปิดโอกาสให้ทุกๆคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็น

1.3         ช่วยในการขยายขอบเขตของกิจกรรมของผู้บริหารในระดับที่ต่ำกว่า

2.       การวางแผนภายในหน่วยงาน

หมายถึง การวางแผนที่จัดทำขึ้นเองภายในหน่วยงานต่างๆ โดยที่องค์การมิได้มีการกำหนดให้มีการวางแผนอย่างเป็นทางการขึ้นใช้

   ข้อดีของการวางแผนที่ปรากฏส่วนมากมักจะส่งผลที่ช่วยให้เกิดความสำเร็จในหน่วยงานต่างๆที่จัดทำแผนขึ้นใช้เองภายใน และในระยะยาวมักจะมีผลไปถึงฝ่ายบริหารระดับสูง รวมทั้งหน่วยงานอื่นๆที่จะเห็นความสำคัญของการวางแผน

รูปแบบของกระบวนการวางแผน

        องค์การส่วนมากต่างก็ได้มีการวางแผนมากบ้างน้อยบ้าง และบางครั้งการวางแผนก็มีการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร แต่บ่อยครั้งมักจะเป็นเรื่องที่ฝากเอาไว้ในหัวของผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น

ขั้นตอนกระบวนการวางแผน

1.        การตั้งข้อสมมติฐานเกี่ยวกับอนาคต : เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลและการตัดสินใจเป็นสำคัญ

2.        การกำหนดวัตถุประสงค์  :  เป็นข้อความที่เกี่ยวกับค่านิยมของผู้ประกอบการ และเกี่ยวกับความตั้งใจขององค์การ

3.        การพัฒนากลยุทธ์  :  การอาศัยวิธีวิเคราะห์อิทธิพลการเปลี่ยนแปลงทั้งจากภายในและภายนอกเพื่อสามารถไปสู่วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้

4.        การสร้างเป้าหมายระยะปานกลาง  :  เป็นการระบุเป้าหมายที่ชัดเเจ้ง โดยระบุเป็นจำนวนที่สามารถวัดได้

5.        การกำหนดแผนปฏิบัติงาน :  เพื่อให้มีทรัพยากขององค์การเพื่อที่จะให้สามารถบรรลุถึงเป้าหมายขององค์การได้

6.        การปฏิบัติตามแผน  :  การดำเนินการหรือปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้

7.        กลไกของข้อมูลย้อนกลับ  :  ความรู้หรือผลจากการเปรียบเทียบ

 

ระบบบริหารกับการวางแผน :

        การคิดค้นทางเลือกหรือริเริ่มสิ่งใหม่ที่จะเป็นแผนงานที่ต้องทำให้กรอบขององค์การปัจจุบัน

ระดับต่างๆของการวางแผน  :

        ในวิธีการวางแผนของระดับต่างๆในองค์การนั้น ขั้นตอนวิธีการปฏิบัติจะมีลักษณะเหมือนกันแต่จะแตกต่างกันนั้นก็คือแตกต่างกัน  3  ประเภท คือ

1.               การวางแผนในระดับสูง : การวางแผนเชิงรวมของทั้งองค์การที่กระทำโดยผู้บริหารระดับสูง

2.              การวางแผนในระดับกลาง :  การวางแผนโครงการที่กระทำโดยระดับผู้บริหารในระดับกลางขององค์การ

 

3.               การวางแผนในระดับต้น หรือก็คือการวางแผนดำเนินงาน  : การวางแผนที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมายระยะสั้น

 

การวางแผนของฝ่ายปฏิบัติการและฝ่ายสนับสนุน  :

        ฝ่ายปฏิบัติการเป็นฝ่ายที่ดำเนินการเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ หรืองานหลักขององค์การโดยตรง ส่วนฝ่านสนับสนุนเป็นเจ้าหน้าที่ที่คอยให้การช่วยเหลือหรือสนับสนุน

 

ประเภทของแผนงานในลักษณะนี้สามารถแยกได้เป็น2ประเภท คือ

ก.        แผนงานของฝ่ายปฏิบัติการ :

การวางแผนที่เกี่ยวข้องกับการทำงานด้านที่เกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรและเงินทุนเพื่อการผลิตและกระจายสินค้าโดยตรง

ข.        แผนงานของฝ่านสนับสนุนหรือแผนงานด้านที่เกี่ยวข้องกับ

    “การอำนวยการและการบริการ” เป็นส่วนใหญ่

        การวิเคราะห์แผนงานจะอยู่ที่การพยายามระบุถึงเป้าหมายผลสำเร็จของบริการที่หน่วยงานสนับสนุนจะทำให้

การวางแผนอย่างเป็นทางการและที่ไม่เป็นทางการ :

        การวางแผนอย่างไม่เป็นทางการนี้นับว่าได้มีการจัดทำกันแพร่หลาย และถือเป็นกลุ่มที่ใหญ่กว่าการวางแผนอย่างเป็นทางการเสียอีก เพราะเป็นการยากสำหรับคนส่วนใหญ่ที่จะให้ทุกคนต้องวางแผนตามวิธีที่เป็นแบบแผน หรือที่จะต้องมีการเขียนบันทึกเกี่ยวกับ สมมติฐาน วัตถุประสงค์ กลยุทธ์ และอื่นๆอีกมากอย่างจนเกินไป

 

 

 

 

 

 

 
 

 

 


•                         Phase I Analysis and Design / SA

•                         Phase II Development / SE: Software Engineering

•                         Phase III Synthesis, Maintenance / Resources Utilization for Data center Management

 

การตัดสินใจ:

การแก้ไข

ปัญหา ติดตาม

ประเมิผผลการจัดการ

 

Phase II

 

Phase I

 

Phase III